WhatsApp Business adalah aplikasi yang tersedia di Android dan iPhone, dan dibuat untuk pemilik bisnis kecil. WhatsApp Business akan membuat interaksi Anda dengan pelanggan menjadi lebih mudah dengan menyediakan fitur-fitur untuk mengautomasi, menyortir dan membalas pesan dengan cepat. Aplikasi tersebut juga didesain seperti dan berfungsi sama dengan WhatsApp Messenger. Anda dapat menggunakannya untuk melakukan semua yang Anda biasa lakukan, mulai dari perpesanan hingga mengirim foto.
Beberapa dari fitur bisnis yang disediakan adalah:
- Profil bisnis untuk menyediakan daftar informasi penting, seperti alamat, email, dan situs web perusahaan.
- Statistik untuk melihat berapa banyak pesan yang dikirim, disampaikan, dan dibaca.
- Fitur perpesanan untuk memberi respons ke pelanggan dengan cepat.
Jika bukan pemilik bisnis, Anda tidak perlu mengunduh aplikasi yang terpisah ini. Anda dapat terus menggunakan akun WhatsApp Messenger Anda secara gratis untuk berbicara dengan teman, keluarga, dan bisnis.
A. SEBELUM INSTALL WHATSAPP BUSINESS
WhatsApp Business tidak bisa menggunakan nomor yang sudah pernah atau sedang digunakan di WhatsApp standar. Jadi, jika Anda ingin menggunakan nomor yang sama, Anda harus memilih salah satu, tetap berada di versi standar atau beralih menjadi versi bisnis.
Sebelum mengunduh aplikasi, mohon perhatikan yang berikut:
- Jika Anda memiliki akun WhatsApp Messenger yang sudah ada, Anda akan memiliki opsi untuk memindahkan riwayat chat ke akun WhatsApp Business baru Anda. Kami merekomendasikan Anda untuk melakukan pencadangan secara manual sebelum melanjutkan.
- Riwayat chat Anda tidak dapat dipindahkan kembali ke WhatsApp Messenger jika Anda memutuskan untuk berhenti menggunakan WhatsApp Business.
- Anda dapat menggunakan kedua aplikasi, WhatsApp Business dan WhatsApp Messenger. Akan tetapi, setiap aplikasi harus tertaut ke nomor telepon masing-masing. Tidak mungkin untuk memiliki satu nomor telepon tertaut dengan kedua aplikasi secara bersamaan.
Pastikan Lakukan Backup/Simpan Riwayat Chat sebelum
Chat WhatsApp Anda dicadangkan secara otomatis dan disimpan ke memori telepon setiap hari. Tergantung pada setelan telepon, Anda juga dapat secara berkala mencadangkan chat WhatsApp ke Google Drive. Jika Anda mencopot pemasangan WhatsApp dari telepon tetapi tidak ingin kehilangan pesan, pastikan untuk mencadangkan semua chat secara manual sebelum mencopot pemasangan. Untuk mencadangkan chat, buka WhatsApp> ketuk Opsi lainnya Setelan>Chat>Cadangan chat>CADANGKAN.
Untuk mengekspor salinan riwayat chat individual atau grup, gunakan fitur Ekspor chat:
- Buka chat individual atau grup.
- Ketuk Opsi lainnya.
- Ketuk Lainnya.
- Ketuk Ekspor chat.
- Pilih apakah Anda ingin mengekspor dengan media atau tidak.
Sebuah email akan dibuat dengan riwayat chat Anda terlampir sebagai dokumen .txt.
Catatan:
- Jika Anda memilih untuk melampirkan media, media terbaru yang dikirim akan ditambahkan sebagai lampiran pada email.
- Ketika mengekspor dengan media, Anda dapat mengirim hingga 10.000 pesan terakhir. Tanpa media, Anda dapat mengirim hingga 40.000 pesan. Keterbatasan ini dikarenakan adanya ukuran email maksimum.
B. MEMBUAT NAMA BISNIS
Nama bisnis harus merupakan perwakilan bisnis atau organisasi.
Peraturan untuk membuat nama bisnis
Agar dapat memenuhi syarat untuk menjadi “Akun bisnis resmi”, nama bisnis tidak dapat menyertakan:
- Huruf besar semua, kecuali untuk singkatan. Hanya huruf pertama dari setiap kata yang dapat dikapitalisasi. Sebagai contoh:
- Benar: Camilan Manis atau Roti dan Kue Tommy
- Tidak benar: CAMILAN MANIS atau Roti Dan Kue Tommy
- Spasi tambahan di antara kata. Nama bisnis harus menggunakan satu spasi.
- Tanda baca yang tidak diperlukan
- Emoji
- Simbol (contoh: ®)
- Karakter nonalfanumerik yang berurutan (karakter yang bukan berupa angka atau huruf)
- Karakter spesial apa pun: ~!@#$%^&*()_+:;”‘{}[]\|<>,/?
- Variasi kata “WhatsApp” apa pun.
Selain itu, nama bisnis tidak dapat hanya terdiri dari:
- Nama lengkap seseorang
- Istilah umum (contoh: Pakaian)
- Lokasi geografis umum (contoh: Jakarta)
- Kurang dari tiga karakter
Catatan: Jika akun bisnis Anda terdaftar sebagai “Akun bisnis resmi”, mengubah nama bisnis Anda mungkin akan menghilangkan status “Akun bisnis resmi”.
3 Jenis Akun Bisnis di WhatsApp Business
3 jenis akun whatsapp business, pertama akun yang terverifikasi, kedua akun yang terkonfirmasi, ketiga akun yang tidak terverifikasi dan terkonfirmasi.
Untuk Akun terverifikasi : nama usaha kamu sudah dikenal luas. Akun Bisnis kecil biasanya jenisnya terkonfirmasi artinya akun tsb sudah melengkapi profil bisnisnya dan sudah terkonfirmasi kecocokan datanya.Akun yang datanya ga lengkap, akan otomatis jadi akun yang “tidak terverifikasi dan terkonfirmasi”.
A. INSTALASI WHATSAPP BUSINESS
- Download Whatsapp Business dari Playstore ataupun ApStore, lakukan instalasi
- Setelah terpasang, jalankan aplikasi seperti biasa dan tap Agree and Continueuntuk melanjutkan ke tahapan berikutnya. Saat muncul jendela popup, tap Continue dan tap Allow beberapa kali.
- Berikutnya, masukkan nomor ponsel yang ingin digunakan.
- Jika no HP kamu sama lokasinya dengan aplikasi Whatsapp yang terpasang, sistem akan secara otomatis mengenali kode verifikasi yang dikirimkan melalui pesan singkat. Tetapi jika tetap diminta, silahkan buka pesan SMS yang dikirim, kemudian ketikkan kode verifikasi yang terdapat di dalam pesan tersebut.
- Kemudian isi nama bisnis Anda, pastikan terisi dengan benar, akan tidak bisa dirubah jika sudah dikonfirmasi. Dan selesai, akun WhatsApp Business Anda sudah berhasil dibuat, Anda sudah bisa langsung menggunakannya untuk berinteraksi dengan konsumen.
Mengubah Profil Bisnis
Profil bisnis, seperti alamat, kategori bisnis, jam buka dan alamat web bisa diubah dan ditambahkan dengan mengakses menu Settings – Business Settings.
- Silahkan diisi segera informasi bisnis kamu.
Membuat Away Message
Away Message untuk membantu pelaku bisnis tetap terhubung ke konsumen ketika mereka tidak sedang di tempat atau layanan sedang tutup. Fitur ini akan memberikan jawaban otomatis ketika seorang pelanggan mengirimkan pesan.
- Tap menu Settings – Business Settings – Away Message, beri tanda centang untuk mengaktifkan fitur ini, dan edit pesan default yang sudah ada, silahkan gunakan kalimat versi Anda. Setelah selesai, tap Save untuk menyimpan perubahan.
Cara Membuat Greeting Message
Greeting Message membantu untuk menjalin komunikasi yang lebih baik dengan konsumen. Fitur ini akan terkirim secara otomatis ke pelanggan yang menghubungi Anda setelah 14 hari tanpa komunikasi.
- Untuk mengaktifkan fitur ini, buka menu Settings – Business Settings – Greeting Message.
- Posisikan tombol ke On, kemudian edit kata sambutan yang menurut Anda paling ramah dan membuat pelanggan merasa dihormati. Tap tombol Save untuk menyimpan perubahan.
Cara Membuat Jawaban Cepat (Quick Replies)
Berikutnya, di WhatsApp Business Anda juga bisa membuat jawaban cepat yang dipicu dengan kata kunci tertentu. Dengan cara ini, Anda dapat menghemat waktu karena tidak harus mengetik satu atau dua kalimat penuh dari awal.
- Caranya, buka menu Settings – Business Settings – Quick Replies.
- Defaultnya ada satu quick replies yang sudah dibuat, yaitu /thanks yang berisi ucapan terima kasih. Anda bisa menambahkan quick replies lain, kita contohkan quick replies untuk permintaan maaf. Tap ikon plus di kanan bawah, kemudian ketik pesan permintaan maaf yang paling sopan, dan juga shortcut pilihan Anda. Terakhir tap tombol Save. Selanjutnya, setiap kali Anda mengetikkan kata kunci /maaf, maka aplikasi akan secara otomatis mengirimkan pesan permintaan maaf versi penuh yang sudah Anda ketikkan sebelumnya.
Mengaktifkan Fitur Enkripsi
- Secara default, pesan dan panggilan di WhatsApp Business terlindungi oleh prosedur enkripsi end-to-end. Namun dengan satu langkah tambahan, Anda bisa mengetahui perubahan kode dari kontak yang menghubungi Anda.
Mengaktifkan Keamanan Dua Langkah (Two-step Verification)
- WhatsApp Business juga menerapkan sistem keamanan dua langkah jika diinginkan. Caranya, buka menu Settings – Account – Two-step Verification.
- Selanjutnya, tap Enable kemudian masukkan 6 digit angka acak yang nantinya digunakan sebagai PIN verifikasi. Ulangi kode yang sama saat diminta.
- TapNext dan kali ini masukkan alamat email juga sebanyak dua kali, dan selesai. TapDone, lalu akan muncul panel baru di mana Anda bisa menon-aktifkan fitur ini mengganti PIN atau email.
Demikian pengenalan Whatsapp Business, semoga bisa digunakan untuk memajukan bisnis Anda. Jika ada yang ingin ditanyakan, silahkan ya chat ke admin Webmedia. Kami membuka kelas Admin Sosmed yang akan membantu kamu mahir dan trampil di bisnis digital.